Как снизить затраты компании путем оптимизации документооборота и текущих бизнес-процессов
Мы хотим поделиться своим опытом по оптимизации текущего документооборота и бизнес-процессов в области кадрового администрирования, закупок, а также поставок товаров компании. Мы разработали варианты оптимизации и автоматизации процессов, которые позволяют существенно сократить количество внутренних документов, текущих процедур для сотрудников компании по подписанию этих документов и, соответственно, снизить нагрузку на персонал компании, высвобождая его возможности для реализации других проектов.
Первым этапом работы является анализ существующего перечня внутренних документов в области кадрового администрирования, закупок, поставок товаров компании с целью определить возможность сокращения количества таких внутренних документов с учетом требований законодательства. Один из вариантов уменьшения количества документов ─ это включение их содержания в текст других внутренних документов, если такое действие возможно и обосновано. В результате анализа, как правило, удается исключить несколько документов, в том числе с учетом лучших мировых практик по ведению документооборота в компаниях.
Не менее важен анализ текущих бизнес-процессов в компании. Опираясь на лучшие бизнес-практики, количество бизнес-процессов можно сократить в значительной мере, с учетом исключения ряда излишних документов и после детального изучения требований к хранению бумажных экземпляров и к архивированию в отношении каждого документа.
Затраты компании сократятся в связи с тем, что исчезнет необходимость задействовать большое количество сотрудников, которые были обязательными участниками многочисленных внутренних процедур по подписанию документов. Так, ранее сотрудник кадровой службы был полностью вовлечен в процессы согласования отпусков, сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, прочих подобных процессах. После оптимизации сотрудник кадровой службы получает уже согласованный документ только при необходимости его распечатки или хранения в бумажном виде. В прочих случаях кадровый работник задействован только в процессах, требуемых нормами законодательства Республики Казахстан либо соображениями удобства для компании, в соответствии с лучшими практиками ведения документооборота.
С учетом недавно установленных требований антикоррупционного законодательства по внедрению антикоррупционного комплаенса, а также с учетом применимости международных актов в области противодействия коррупции и защиты персональных данных (GDPR) к деятельности компании, рекомендовано параллельно провести анализ документооборота и бизнес-процессов на предмет соответствия антикоррупционным нормам и требованиям защиты персональных данных. Важную часть этой работы составляет анализ:
- контролей соответствующих бизнес-процессов,
- текущих внутренних политик компании, включая кодекс этики;
- внутренних документов, описывающих полномочия и обязанности ответственных и вовлеченных лиц по исключению/снижению коррупционных рисков и защите персональных данных;
- имеющихся инструкций при выявлении указанных рисков.
Результатом такого анализа станут рекомендации по усовершенствованию перечня и содержания документов, бизнес-процессов, их контролей, внутренних документов и прочие. В случае необходимости могут быть проведены тренинги для сотрудников.
Своевременная оптимизация документооборота, бизнес-процессов и их контролей позволит сократить затраты компании, стандартизировать ее внутренние процессы, повысить их прозрачность. Это поможет компании принимать дальнейшие стратегические решения по продвижению своего бизнеса и его масштабированию как в Казахстане, так и на рынках других стран СНГ и мира.
