365 просмотров

Как снизить затраты компании путем оптимизации документооборота и текущих бизнес-процессов

Дарига Токпаева
старший юрист департамента налогов и права «Делойт» в Каспийском регионе

Мы хотим поделиться своим опытом по оптимизации текущего документооборота и бизнес-процессов в области кадрового администрирования, закупок, а также поставок товаров компании. Мы разработали варианты оптимизации и автоматизации процессов, которые позволяют существенно сократить количество внутренних документов, текущих процедур для сотрудников компании по подписанию этих документов и, соответственно, снизить нагрузку на персонал компании, высвобождая его возможности для реализации других проектов.

Первым этапом работы является анализ существующего перечня внутренних документов в области кадрового администрирования, закупок, поставок товаров компании с целью определить возможность сокращения количества таких внутренних документов с учетом требований законодательства. Один из вариантов уменьшения количества документов ─ это включение их содержания в текст других внутренних документов, если такое действие возможно и обосновано. В результате анализа, как правило, удается исключить несколько документов, в том числе с учетом лучших мировых практик по ведению документооборота в компаниях.

Не менее важен анализ текущих бизнес-процессов в компании. Опираясь на лучшие бизнес-практики, количество бизнес-процессов можно сократить в значительной мере, с учетом исключения ряда излишних документов и после детального изучения требований к хранению бумажных экземпляров и к архивированию в отношении каждого документа. 

Затраты компании сократятся в связи с тем, что исчезнет необходимость задействовать большое количество сотрудников, которые были обязательными участниками многочисленных внутренних процедур по подписанию документов. Так, ранее сотрудник кадровой службы был полностью вовлечен в процессы согласования отпусков, сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, прочих подобных процессах. После оптимизации сотрудник кадровой службы получает уже согласованный документ только при необходимости его распечатки или хранения в бумажном виде. В прочих случаях кадровый работник задействован только в процессах, требуемых нормами законодательства Республики Казахстан либо соображениями удобства для компании, в соответствии с лучшими практиками ведения документооборота.

С учетом недавно установленных требований антикоррупционного законодательства по внедрению антикоррупционного комплаенса, а также с учетом применимости международных актов в области противодействия коррупции и защиты персональных данных (GDPR) к деятельности компании, рекомендовано параллельно провести анализ документооборота и бизнес-процессов на предмет соответствия антикоррупционным нормам и требованиям защиты персональных данных. Важную часть этой работы составляет анализ:

  • контролей соответствующих бизнес-процессов, 
  • текущих внутренних политик компании, включая кодекс этики; 
  • внутренних документов, описывающих полномочия и обязанности ответственных и вовлеченных лиц по исключению/снижению коррупционных рисков и защите персональных данных; 
  • имеющихся инструкций при выявлении указанных рисков.

Результатом такого анализа станут рекомендации по усовершенствованию перечня и содержания документов, бизнес-процессов, их контролей, внутренних документов и прочие. В случае необходимости могут быть проведены тренинги для сотрудников. 

Своевременная оптимизация документооборота, бизнес-процессов и их контролей позволит сократить затраты компании, стандартизировать ее внутренние процессы, повысить их прозрачность. Это поможет компании принимать дальнейшие стратегические решения по продвижению своего бизнеса и его масштабированию как в Казахстане, так и на рынках других стран СНГ и мира.

Dilbara Kozhamkulova

Overview of Trust in Astana International Financial Centre (AIFC)

The AIFC, since its launch in 2018, positioning itself as a global centre for business and finance in Kazakhstan and Central Asia, has been expanding its legal framework to offer new organisational legal forms for doing business in Kazakhstan in addition to already existing forms as public/private companies and partnerships. As such, local companies and investors have welcomed the AIFC’s involvement in the local business community as it provides access to corporate forms that hereto had not been available in Kazakhstan, but are usual in common law countries.


Дильбара Кожамкулова

Обзор траста в Международном финансовом центре «Астана»

С момента своего запуска в 2018 году Международный финансовый центр «Астана» (МФЦА), позиционируя себя как глобальный центр для бизнеса и финансов в Казахстане и Центральной Азии, расширяет свою правовую базу и предлагает новые организационно-правовые формы для ведения бизнеса в Казахстане в дополнение к уже существующим формам публичных/частных компаний и товариществ.


Әзімхан Сатыбалдин

Кедейлікпен күрес мемлекет үшін де, бизнес үшін де қажет

2020 жылдың қорытындысы бойынша, бізде кедейлікке ұшырау деңгейі артып келе жатқаны байқалатыны анықталды. Өткен жылдың төртінші тоқсан нәтижесіне сәйкес, төменгі күнкөріс деңгейінен де аз табыс табатындар саны 12 пайызға өсіпті. Бұл күні кеше байқалған тенденция емес. Жыл өткен сайын көтеріліп келе жатқанын көріп отырмыз. Осы ретте Білім және ғылым министрлігі Ғылым комитетінің «Экономика институты» РМҚК директоры, экономика ғылымдарының докторы, профессор, ҚР ҰҒА академигі Әзімхан Сатыбалдинмен сұхбаттасып, кедейлік мәселесін кеңінен қарастырдық.   


Dariga Tokpayeva

How to Reduce Company Costs by Improving Workflow and Current Business Processes

In this article we would like to share our experience in improving workflow and business processes in HR management, procurements, and the supply of goods. We have developed process improvement and automation options that significantly reduce the quantity of internal documents and simplify signing procedures, accordingly, reducing the burden on company staff, freeing them up to work on other things.


Елдар Шакенов

Как инвестору защититься от инфляции

В финансовых кругах много говорят об инфляции. Федеральная резервная система (ФРС) хочет стимулировать умеренный рост инфляции и удерживает процентные ставки на низком уровне до тех пор, пока это не произойдет. В это время инвесторы ожидают, что отложенный спрос, связанный с пандемическим образом жизни, может вызвать внезапный рост расходов, когда COVID-19 будет взят под контроль. Этот приток денег в экономику вызовет рост цен, что потенциально может привести к инфляции выше целевого показателя ФРС, составляющего чуть более 2%.