Перейти к основному содержанию
1038 просмотров

Как без бумаг согласовать и подписать документ за пять минут

Электронный документооборот может существенно сократить расходы

Фото: Shutterstock

Некоторым из нас приходится много времени проводить вдали от офиса, я отношусь к этому числу. При этом деятельность в моей компании не останавливается – напротив, она кипит круглосуточно: проходят встречи, переговоры с клиентами, партнерами. Еще несколько лет назад мои заместители могли днями ждать согласования документов – я не мог быть и на встречах, и в офисе одновременно. Сегодня – могу. 

Переход на электронный документооборот (ЭДО, он же EDI, Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными) позволил нашей компании значительно сократить расходы. В то же время у меня появилась возможность подписывать документы, где бы я ни находился, главное, чтобы был какой-нибудь экран под рукой – телефон, планшет или компьютер. Помимо экономического эффекта мы получили серьезный репутационный бонус, ведь доверие к нашей компании возросло из-за скорости согласования и подписания документов.

Что было до электронного документа

По мере развития предприятия растет традиционный документооборот, а вместе с ним и затратная часть: «расходники» (одна бумага чего стоит), почтовые услуги, курьерские расходы, траты на хранение документов и многое другое. С увеличением документооборота растет и численность персонала, который занимается сбором, обработкой всей этой информации. Соответственно, увеличивается фонд оплаты труда. Кроме того, люди иногда ошибаются. Например, некорректное введение данных в систему учета влечет за собой неверное исчисление налогов и неточное составление отчетности. Последствия могут быть печальными, местами фатальными для компании.

Вспомним еще раз о скорости. Сколько раз во время телефонного разговора требовались те или иные документы и на их поиск уходили томительные минуты? Много раз. Контрагенты ждут у телефона, пока выясняется, какие из выданных им поручений на текущий момент выполнены, какие просрочены и где в данный момент находится документ, выпущенный на согласование.

Попутно руководство ставит новые цели и задачи, которые требуют принятия быстрых управленческих решений. Многие компании уже давно модернизировали свои информационные системы. Они используют обмен электронными документами вместо традиционного бумажного.

ЭДО избавляет от «расходников»

Сегодня стоимость одного документа может достигать 1 000 тенге. Сюда входит цена на бумагу для печати, тонера для картриджа, амортизация техники, курьерские услуги и другие компоненты. Подсчитайте, сколько документов в день распечатывает и отправляет ваша организация. А в месяц?

Для примера, в нашей организации 15 тыс. контрагентов. Документы закрываются раз в год – цикл сделки, это 15 тыс. конвертов в одну сторону и 15 тыс. обратно при стоимости в 1000 тенге за конверт. 15 млн тенге у нас уходило в год только на обмен письмами.

А сколько нужно человек на обработку информации? Чем больше оборот, тем больше сотрудников. С помощью внедрения электронного документооборота можно сократить количество персонала в 3 раза, соответственно сэкономить на фонде оплаты труда. Если учесть, что средняя заработная плата рядового бухгалтера 150 тыс. тенге, даже если сократить штат на одного человека, экономия получается 1,8 млн тенге в год.

Оперативность согласования

Сотрудник компании формирует документ в системе, подписывает электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправляет нажатием одной кнопки. Контрагенту достаточно лишь подтвердить, и система автоматически проведет документ, исключая ошибки ручного ввода. Всего 5 минут, и документ согласован.

Хранение первичных документов

Электронный документооборот избавляет от дополнительных затрат на архивацию, ведь учетная документация хранится в течение срока исковой давности, который составляет 5 лет. Хранят ее, как правило, в отдельном помещении, в папках, прошитыми и пронумерованными.

Рассылка и обратные документы

ЭДО снимает ряд организационных моментов. Например, в случае, когда фактический адрес контрагента указан некорректно и из-за этого документация возвращается, приходится тратить время на выяснение верных данных, отправлять вновь; либо, напротив, ждать, пока нерадивый контрагент соизволит выслать подписанный акт выполненных работ или акт сверки.

Режим конфиденциальности

На финансовых рынках мошенничества встречаются все чаще. Нужно один раз задать себе вопрос, какую информацию несет в себе документ, переданный курьеру. Получается, абсолютно постороннему человеку доверяется коммерческая тайна. Преимущества применения новых технологий уже оценили многие компании.

Подпись и печать

Единственная причина, на мой взгляд, почему многие до сих пор не перешли на ЭДО, – это беспокойство о наличии живой подписи и печати при составлении учетной документации. Однако в Правилах ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, требования к наличию живой подписи и печати при составлении учетной документации в электронной форме отсутствуют. Живая подпись требуется только при получении денег в расходном ордере или ведомости.

В случае налоговой проверки по требованию должностных лиц предоставляются копии документов (за исключением ЭСФ) на бумажных носителях. То есть необходимо вывести на печать отображение электронного документа из электронного подлинника и предоставить должностному лицу.

Мы живем в цифровую эпоху, поэтому вся законодательная база готова к переходу на «цифровые рельсы». Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

1_1.jpg

1312 просмотров

Алматинский и актюбинский технадзор вытесняет из Уральска местные фирмы

Они не могут конкурировать с ними в госзакупках

Фото: Silentalex88

Причиной тому стали изменения в законодательстве: в конкурсах на оказание услуг в сфере строительства по ЗКО побеждают лишь актюбинские или алматинские фирмы, у которых суммы налоговых отчислений в бюджет много выше, чем у местных технадзорных компаний. 

Всего в ЗКО около 20 фирм, оказывающих услуги технического надзора при строительстве зданий, сооружений и автомобильных дорог. С начала 2019 года в условиях конкурсов на проведение государственных закупок определяющим показателем была внесена сумма уплаченных предприятием налогов за последние четыре года. И уральские фирмы-технадзоры перестали побеждать в тендерах. Победителями конкурсов на оказание услуг технадзора при строительстве государственных объектов в ЗКО стали иногородние фирмы – ТОО «Дирекция строящихся предприятий «Стройинтеграция» (Алматы), ТОО «Актаустройэксперт» (Нур-Султан), ТОО «Инженерное бюро NURTAU» (Актобе), ТОО «Актобестройэксперт» (Актобе), ТОО «DS&V» (Костанай).

Выиграли много, а спецов мало?

В октябре 2019 года пять инжиниринговых компаний Уральска – ТОО «Сана Маркет», ТОО «АНТинжсервис», ТОО «Сектор строительных услуг «Сенiмдi сапа», ТОО «БатысСапа Инжиниринг», ТОО «КИУС» – написали заявление в управление государственного архитектурно-строительного контроля ЗКО. Они попросили ведомство провести проверку соответствия качества услуг по техническому надзору за строительными объектами в области. 

Причиной проверки, с точки зрения местных предпринимателей, может служить тот факт, что неместные фирмы выиграли огромное количество лотов на технадзор при строительстве 14 многоэтажных домов, 4 водопроводов, 67 одноэтажных домов, 3 школ, 6 дорог. Учитывая разбросанность объектов по области, у местных фирм возник вопрос: сумеют ли победители качественно выполнить взятые на себя обязательства? 

Не получив из ГАСКа ответа, в ноябре 2019 года бизнесмены обратились в Палату предпринимателей ЗКО, где помимо вопросов качества услуг затронули и больной для инжиниринговых компаний области вопрос – близкое к банкротству финансовое положение. 

Руководитель ТОО «КИУС» Мурат Бахишев – именно он и стал инициатором написания тревожных писем в ГАСК и ПП – объяснил «Курсиву», что его предприятие работает с 2007 года, и при участии ТОО «КИУС» в ЗКО были построены десятки социальных объектов, много­этажных домов, автодорог.

«Во многих договорах на наши услуги прописано, что представители фирмы-технадзора должны постоянно находиться на строительном объекте. При возведении многоэтажного дома или, к примеру, строительстве автодороги там должны работать до шести специалистов технадзора. У нас вызывает большое сомнение, как фирмы из Алматы или Актобе, выигравшие не один десяток тендеров по стране, смогут обеспечить при строительстве объектов должное количество специалистов», – рассуждает Мурат Бахишев.

По его словам, уже сейчас иногородние компании переманивают к себе на работу сотрудников местных фирм. 

Аналогичного мнения придерживается и руководитель фирмы-технадзора ТОО «АНТинж­сервис» Нурлан Мурзагалиев. Он считает, что сложившаяся ситуация с технадзором в ЗКО породит лишь одно: отсутствие надлежащего контроля со стороны госорганов, поскольку фирмы-технадзоры нанимает именно государство в лице областных управлений строительства. В итоге может пострадать качество строительных работ. 

Узкая направленность – путь к разорению

Относительно нового условия участия в тендере – отнесения в зачет участника конкурса суммы уплаченных налогов за последние четыре года – оба руководителя инжиниринговых компаний считают, что именно оно выбило из участия в госзакупках всех уральских технадзоров. 

«Уральские инжиниринговые фирмы заняты только в сфере технадзора за строительством. В то время как алматинские или актюбинские фирмы – победители большинства конкурсов – выполняют весь комплекс строительных работ – от проектирования до строительно-монтажных работ плюс технический и авторский надзор за строительством», – говорит  Нурлан Мурзагалиев.  

Сейчас, по его словам, «АНТинж­сервис» переживает нелегкие времена: из фирмы уже ушли два специалиста, осталось пятеро. Платить зарплату людям нечем. Из госзаказа у ТОО остался лишь проект по газоснабжению сел Казталовского района ЗКО. В конце декабря «АНТинж­сервис» завершит проект, и фирма сократит свой штат еще на три специалиста.

Аналогичная ситуация у большинства инжиниринговых компаний Уральска. В ТОО «КИУС» из 11 специалистов сейчас работают шесть. Люди уходят, потому что нет тендеров, соответственно, нет и достойной зарплаты. 

«Сейчас мы даже не заглядываем на портал госзакупок – шансов выиграть тендеры на технадзор у нас нет никаких. У меня осталось несколько проектов прошлых лет: спортивная школа-интернат в поселке Деркул и пристройка к зданию ДКНБ. К середине лета 2020 года мы их завершим и пойдем ко дну», – констатирует Мурат Бахишев.

Главы уральских инжиниринговых фирм отмечают, что новые нормы закона о госзакупках, по сути, монополизируют рынок услуг технадзора в сфере строительства. И даже если правила госзакупок будут изменяться в перспективе, не исключено, что к тому времени инжиниринговые фирмы Уральска уже разорятся.

Выше закона не прыгнешь 

Руководитель управления госзакупок по ЗКО Бибигуль Ниеткалиева сообщила «Курсиву», что с начала 2019 года они провели 29 конкурсов на услуги технадзора. Один из них выиграла местная фирма – ТОО «Жана консалтинг Ltd», в других победили иногородние инжиниринговые компании. Средняя сумма одного лота по технадзору, по словам г-жи Ниеткалиевой, – 10 млн тенге. 

«Раньше технадзоры, чтобы выиграть конкурс, могли демпинговать, предлагать цену услуг ниже заявленной в тендере на 40-50%. Теперь, во избежание получения некачественных услуг, внесена норма, предписывающая участникам тендеров не допускать понижения цены ниже 15%», – пояснила Бибигуль Ниеткалиева.

То, что местные фирмы из-за меньших сумм налоговых отчислений оказались аутсайдерами тендеров на услуги технадзоров, изменить в управлении госзакупок не в силах.  

Председатель совета по защите прав предпринимателей ПП ЗКО Хайдар Капанов считает, что в этой ситуации побороться все-таки стоит. На местном уровне, как подчеркивает г-н Капанов, такие вопросы не решаются. Поэтому обращение инжиниринговых компаний Уральска они перенаправили в РПП «Атамекен». 

«Наша резолюция – из законодательства нужно убирать норму о включении суммы уплаты налогов за четыре года в список ключевых при участии бизнеса в тендерах на госзакупки в сфере строительства. О какой поддержке малого и среднего бизнеса со стороны государства может идти речь, если такими поправками в законодательстве мы душим МСБ на корню?» – заключил Хайдар Капанов.
 

Биржевой навигатор от Freedom Finance

Читайте нас в TELEGRAM | https://t.me/kursivkz

 

Спецпроекты

Биржевой навигатор от Freedom Finance