Перейти к основному содержанию

bavaria_x6_1200x120.gif


729 просмотров

Как без бумаг согласовать и подписать документ за пять минут

Электронный документооборот может существенно сократить расходы

Фото: Shutterstock

Некоторым из нас приходится много времени проводить вдали от офиса, я отношусь к этому числу. При этом деятельность в моей компании не останавливается – напротив, она кипит круглосуточно: проходят встречи, переговоры с клиентами, партнерами. Еще несколько лет назад мои заместители могли днями ждать согласования документов – я не мог быть и на встречах, и в офисе одновременно. Сегодня – могу. 

Переход на электронный документооборот (ЭДО, он же EDI, Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными) позволил нашей компании значительно сократить расходы. В то же время у меня появилась возможность подписывать документы, где бы я ни находился, главное, чтобы был какой-нибудь экран под рукой – телефон, планшет или компьютер. Помимо экономического эффекта мы получили серьезный репутационный бонус, ведь доверие к нашей компании возросло из-за скорости согласования и подписания документов.

Что было до электронного документа

По мере развития предприятия растет традиционный документооборот, а вместе с ним и затратная часть: «расходники» (одна бумага чего стоит), почтовые услуги, курьерские расходы, траты на хранение документов и многое другое. С увеличением документооборота растет и численность персонала, который занимается сбором, обработкой всей этой информации. Соответственно, увеличивается фонд оплаты труда. Кроме того, люди иногда ошибаются. Например, некорректное введение данных в систему учета влечет за собой неверное исчисление налогов и неточное составление отчетности. Последствия могут быть печальными, местами фатальными для компании.

Вспомним еще раз о скорости. Сколько раз во время телефонного разговора требовались те или иные документы и на их поиск уходили томительные минуты? Много раз. Контрагенты ждут у телефона, пока выясняется, какие из выданных им поручений на текущий момент выполнены, какие просрочены и где в данный момент находится документ, выпущенный на согласование.

Попутно руководство ставит новые цели и задачи, которые требуют принятия быстрых управленческих решений. Многие компании уже давно модернизировали свои информационные системы. Они используют обмен электронными документами вместо традиционного бумажного.

ЭДО избавляет от «расходников»

Сегодня стоимость одного документа может достигать 1 000 тенге. Сюда входит цена на бумагу для печати, тонера для картриджа, амортизация техники, курьерские услуги и другие компоненты. Подсчитайте, сколько документов в день распечатывает и отправляет ваша организация. А в месяц?

Для примера, в нашей организации 15 тыс. контрагентов. Документы закрываются раз в год – цикл сделки, это 15 тыс. конвертов в одну сторону и 15 тыс. обратно при стоимости в 1000 тенге за конверт. 15 млн тенге у нас уходило в год только на обмен письмами.

А сколько нужно человек на обработку информации? Чем больше оборот, тем больше сотрудников. С помощью внедрения электронного документооборота можно сократить количество персонала в 3 раза, соответственно сэкономить на фонде оплаты труда. Если учесть, что средняя заработная плата рядового бухгалтера 150 тыс. тенге, даже если сократить штат на одного человека, экономия получается 1,8 млн тенге в год.

Оперативность согласования

Сотрудник компании формирует документ в системе, подписывает электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправляет нажатием одной кнопки. Контрагенту достаточно лишь подтвердить, и система автоматически проведет документ, исключая ошибки ручного ввода. Всего 5 минут, и документ согласован.

Хранение первичных документов

Электронный документооборот избавляет от дополнительных затрат на архивацию, ведь учетная документация хранится в течение срока исковой давности, который составляет 5 лет. Хранят ее, как правило, в отдельном помещении, в папках, прошитыми и пронумерованными.

Рассылка и обратные документы

ЭДО снимает ряд организационных моментов. Например, в случае, когда фактический адрес контрагента указан некорректно и из-за этого документация возвращается, приходится тратить время на выяснение верных данных, отправлять вновь; либо, напротив, ждать, пока нерадивый контрагент соизволит выслать подписанный акт выполненных работ или акт сверки.

Режим конфиденциальности

На финансовых рынках мошенничества встречаются все чаще. Нужно один раз задать себе вопрос, какую информацию несет в себе документ, переданный курьеру. Получается, абсолютно постороннему человеку доверяется коммерческая тайна. Преимущества применения новых технологий уже оценили многие компании.

Подпись и печать

Единственная причина, на мой взгляд, почему многие до сих пор не перешли на ЭДО, – это беспокойство о наличии живой подписи и печати при составлении учетной документации. Однако в Правилах ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, требования к наличию живой подписи и печати при составлении учетной документации в электронной форме отсутствуют. Живая подпись требуется только при получении денег в расходном ордере или ведомости.

В случае налоговой проверки по требованию должностных лиц предоставляются копии документов (за исключением ЭСФ) на бумажных носителях. То есть необходимо вывести на печать отображение электронного документа из электронного подлинника и предоставить должностному лицу.

Мы живем в цифровую эпоху, поэтому вся законодательная база готова к переходу на «цифровые рельсы». Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

1_1.jpg


782 просмотра

Как готовить кадры для цифровизации

ERG готово создать в Казахстане виртуальный центр цифровых компетенций

Дальнейшее инновационное развитие Казахстана зависит от готовности работодателей вкладываться в человеческий капитал, считает министр индустрии и инфраструктурного развития республики Роман Скляр. В ходе горно-металлургического конгресса AMM в Нур-Султане он заявил о необходимости прививать сотрудникам горно-рудных компаний надпрофессиональные навыки, которые помогут им более эффективно решать производственные задачи в условиях цифровизации экономики. Между тем, по словам председателя правления Евразийской Группы Серика Шахажанова, группа компаний ERG давно ведет работу в этом направлении, охватывая при этом не только своих сотрудников, но и казахстанскую молодежь, не работающую на предприятиях группы.

«В Казахстане необходимо продолжить работу по развитию основного капитала страны - человеческого ресурса, - сказал Роман Скляр 12 июня на пленарном заседании конгресса. - Кроме лучших базовых компетенций, геологам, горнякам и металлургам необходимо прививать навыки «Soft Skils» - надпрофессиональные навыки, которые не менее важны в работе и необходимы для решения сложных, комплексных задач, а также способствующие продвижению инновационных решений отрасли», - добавил он

Без развития человеческого капитала, подчеркнул министр, будет неэффективной работа в рамках программы индустриального развития, а также программ цифрового развития,  направленных на модернизацию технологических процессов и на переход от индустрии 2.0 и 3.0 к индустрии 4.0. Хотя, по его словам, экономическая отдача от внедрения крупными горно-металлургическими предприятиями передовых решений по оптимизации бизнес-процессов видна уже сейчас – но она может и должна быть еще больше при усилении работы по повышению квалификации кадров и усилении сотрудничества отечественных предприятий с прикладной отечественной наукой и технологическими парками.

ERG 2.jpg

В свою очередь. исполнительный директор Республиканской ассоциации горнодобывающих и горно-металлургических предприятий Николай Радостовец считает, что государство должно стимулировать процессы подготовки персонала и цифровизации предприятий отрасли. При этом, по его словам, решение этого вопроса затягивается из-за нестыковки между различными министерствами.

«В частности, министерство по индустрии и инфраструктурному развитию нас поддерживает в том, чтобы обсудить и внести поправки в налоговый кодекс в части подготовки кадров, когда затраты которые работодатель тратит на подготовку кадров, идут на вычеты, - говорит Радостовец. – А налоговики сейчас трактуют это так: если это обучение не связано с основной специальностью, то это не должно относиться к затратам. Получается, подготовка IT-специалистов на промышленных предприятиях и всё, что связано с новыми специальностями, не идет на вычеты», - добавляет он.

В результате, по его словам, в стране складывается двоякая ситуация - с одной стороны, государство признает необходимость цифровизации, но затраты на нее предприятия сектора должны оплачивать полностью из полученной прибыли, что, по словам исполнительного директора отраслевой ассоциации, не соответствует международной практике. Помимо этого, он заметил, что правительство могло бы предусмотреть ряд преференций для предприятий при внедрении тех или иных IT- технологий, а также при создании новых рабочих мест, связанных с ними.

«Сейчас с существующими подходами вложения в стратегическое развитие отрасли многими инвесторами не рассматривается, особенно в части более высоких переделов. Мы хотим этот вопрос акцентировать - дело это очень трудоемкое и затратное, им нужно заниматься всем: акимам и депутатам нужно помочь нам, чтобы вложить огромные финансовые средства в развитие человеческого капитала. Без этого мы вопрос развития цифровизации адекватно решать не сможем», - заключил Радостовец.

Между тем, представители металлургической отрасли в Казахстане уже сейчас пытаются наладить процессы подготовки кадров и цифровизации своего производства, не дожидаясь преференций от государства. По словам председателя Правления Евразийской Группы Серика Шахажанова, группа компаний ERG внедряет образовательные проекты для всех, начиная с простых рабочих и заканчивая топ-менеджментом. При этом Евразийская Группа не ограничивается своими сотрудниками, являясь постоянным партнером множества хакатонов и мейкатонов для студентов в столице Казахстана и различных регионах страны.

«Мы готовим кейсы для участников различных бизнес-состязаний, наши эксперты выступают в качестве членов жюри и наставников, - говорит Шахажанов. - Лучших ребят мы поддерживаем и после завершения мероприятий, продвигаем их проекты. Один из таких примеров – «Экосистема студенческого предпринимательства», которую мы в ERG развиваем уже третий год. И вот эти подростки, которые еще даже не закончили институт, в числе прочих идей разработали  зарядное устройство для мобильных телефонов, получающее энергию от движения, и протез кисти человеческой руки с голосовым управлением. Недавно эти ребята представили свои проекты главе государства в ходе его визита в Костанай. Таким образом мы готовим почву – поколение, которое родилось в цифровом мире, которое будет жить в реальности Индустрии 4.0. Мы должны готовить их к этому миру и создавать условия для того, чтобы эти умы остались с нами, развивали нашу страну», - подчеркивает он.

Что касается внедрения новых технологий непосредственно на своих предприятиях, то ERG давно сотрудничает со Всемирным экономическим Форумом и продвигает на уровне ВЭФ работу по технологиям блокчейн. В прошлом году Группа запустила проект по внедрению блокчейн для кобальтового предприятия Metalkol RTR в Африке, а сейчас обсуждается идея создания консорциума по блокчейн под эгидой ВЭФ. Этот опыт металлурги готовы спроецировать и на Казахстан: вместе с казахстанским правительством и Международным финансовым центром «Астана» руководство ERGпрорабатывает возможность сотрудничества с Центром четвертой промышленной революции ВЭФ в Сан-Франциско.

«В рамках государственной программы «Цифровой Казахстан» был создан венчурный фонд на базе Международного финансового центра Астаны для содействия развитию перспективных новых бизнесов: он служит площадкой для нашего взаимодействия с технологическими стартапами, - говорит председатель правления Евразийской Группы. - На Форуме инноваторов ERG мы ежегодно рассматриваем возможности для цифровизации производства и обмениваемся опытом с представителями крупных международных компаний – лидеров в этой сфере», - добавляет он.

При этом процессы цифровизации позволяют Группе вовлекать в свою деятельность и население республики, давая работы социально незащищенным его слоям. Так, на Актюбинском заводе ферросплавов сейчас реализуется пилотный проект «Народный контроль», в рамках которого на производстве создана система контроля промышленной безопасности с помощью «умных» камер. А «мониторят» их люди с ограниченными возможностями, сидя у себя дома.

«Мы просто предоставили им нужное оборудование, провели обучение – теперь это наши полноценные сотрудники: они уже выявляют нарушения на производстве и помогают предотвращать несчастные случаи. После визита на завод глава государства Касым-Жомарт Токаев поручил распространить этот опыт на весь Казахстан», - подчеркивает Шахажанов.

По его словам, ERG готова делиться своим опытом в сфере цифровизации – и для более широкого охвата заинтересованных в этом опыте сторон запланировала создание в ближайшем будущем в стране виртуального центра цифровых компетенций, который объединит всех специалистов в сфере реализации инициатив Индустрии 4.0. С помощью которого казахстанские промышленники смогут решить значительную часть своих проблем по модернизации производства и подготовки кадров.

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Читайте нас в TELEGRAM | https://t.me/kursivkz

Вопрос дня

Архив опросов

Депозиты в какой валюте вы предпочитаете?

Варианты

d1fHAmG5BPI.jpg

almaty2019_kursiv_240×400.jpg

Цифра дня

старше 20 лет
половина продаваемых авто в Казахстане

Цитата дня

Земля должна принадлежать тем, кто на ней работает. Земля иностранцам продаваться не будет. Это моя принципиальная позиция

Касым-Жомарт Токаев
президент Республики Казахстан

Спецпроекты

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Биржевой навигатор от Freedom Finance

Биржевой навигатор от Freedom Finance


KAZATOMPROM - IPO уранового гиганта
Новый Курс - все о мире инвестиций

Банк Хоум Кредит

Home Credit Bank


Новый Курс - все о мире инвестиций
Новый Курс - все о мире инвестиций