Перейти к основному содержанию

kursiv_in_telegram.JPG


927 просмотров

Как без бумаг согласовать и подписать документ за пять минут

Электронный документооборот может существенно сократить расходы

Фото: Shutterstock

Некоторым из нас приходится много времени проводить вдали от офиса, я отношусь к этому числу. При этом деятельность в моей компании не останавливается – напротив, она кипит круглосуточно: проходят встречи, переговоры с клиентами, партнерами. Еще несколько лет назад мои заместители могли днями ждать согласования документов – я не мог быть и на встречах, и в офисе одновременно. Сегодня – могу. 

Переход на электронный документооборот (ЭДО, он же EDI, Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными) позволил нашей компании значительно сократить расходы. В то же время у меня появилась возможность подписывать документы, где бы я ни находился, главное, чтобы был какой-нибудь экран под рукой – телефон, планшет или компьютер. Помимо экономического эффекта мы получили серьезный репутационный бонус, ведь доверие к нашей компании возросло из-за скорости согласования и подписания документов.

Что было до электронного документа

По мере развития предприятия растет традиционный документооборот, а вместе с ним и затратная часть: «расходники» (одна бумага чего стоит), почтовые услуги, курьерские расходы, траты на хранение документов и многое другое. С увеличением документооборота растет и численность персонала, который занимается сбором, обработкой всей этой информации. Соответственно, увеличивается фонд оплаты труда. Кроме того, люди иногда ошибаются. Например, некорректное введение данных в систему учета влечет за собой неверное исчисление налогов и неточное составление отчетности. Последствия могут быть печальными, местами фатальными для компании.

Вспомним еще раз о скорости. Сколько раз во время телефонного разговора требовались те или иные документы и на их поиск уходили томительные минуты? Много раз. Контрагенты ждут у телефона, пока выясняется, какие из выданных им поручений на текущий момент выполнены, какие просрочены и где в данный момент находится документ, выпущенный на согласование.

Попутно руководство ставит новые цели и задачи, которые требуют принятия быстрых управленческих решений. Многие компании уже давно модернизировали свои информационные системы. Они используют обмен электронными документами вместо традиционного бумажного.

ЭДО избавляет от «расходников»

Сегодня стоимость одного документа может достигать 1 000 тенге. Сюда входит цена на бумагу для печати, тонера для картриджа, амортизация техники, курьерские услуги и другие компоненты. Подсчитайте, сколько документов в день распечатывает и отправляет ваша организация. А в месяц?

Для примера, в нашей организации 15 тыс. контрагентов. Документы закрываются раз в год – цикл сделки, это 15 тыс. конвертов в одну сторону и 15 тыс. обратно при стоимости в 1000 тенге за конверт. 15 млн тенге у нас уходило в год только на обмен письмами.

А сколько нужно человек на обработку информации? Чем больше оборот, тем больше сотрудников. С помощью внедрения электронного документооборота можно сократить количество персонала в 3 раза, соответственно сэкономить на фонде оплаты труда. Если учесть, что средняя заработная плата рядового бухгалтера 150 тыс. тенге, даже если сократить штат на одного человека, экономия получается 1,8 млн тенге в год.

Оперативность согласования

Сотрудник компании формирует документ в системе, подписывает электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправляет нажатием одной кнопки. Контрагенту достаточно лишь подтвердить, и система автоматически проведет документ, исключая ошибки ручного ввода. Всего 5 минут, и документ согласован.

Хранение первичных документов

Электронный документооборот избавляет от дополнительных затрат на архивацию, ведь учетная документация хранится в течение срока исковой давности, который составляет 5 лет. Хранят ее, как правило, в отдельном помещении, в папках, прошитыми и пронумерованными.

Рассылка и обратные документы

ЭДО снимает ряд организационных моментов. Например, в случае, когда фактический адрес контрагента указан некорректно и из-за этого документация возвращается, приходится тратить время на выяснение верных данных, отправлять вновь; либо, напротив, ждать, пока нерадивый контрагент соизволит выслать подписанный акт выполненных работ или акт сверки.

Режим конфиденциальности

На финансовых рынках мошенничества встречаются все чаще. Нужно один раз задать себе вопрос, какую информацию несет в себе документ, переданный курьеру. Получается, абсолютно постороннему человеку доверяется коммерческая тайна. Преимущества применения новых технологий уже оценили многие компании.

Подпись и печать

Единственная причина, на мой взгляд, почему многие до сих пор не перешли на ЭДО, – это беспокойство о наличии живой подписи и печати при составлении учетной документации. Однако в Правилах ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, требования к наличию живой подписи и печати при составлении учетной документации в электронной форме отсутствуют. Живая подпись требуется только при получении денег в расходном ордере или ведомости.

В случае налоговой проверки по требованию должностных лиц предоставляются копии документов (за исключением ЭСФ) на бумажных носителях. То есть необходимо вывести на печать отображение электронного документа из электронного подлинника и предоставить должностному лицу.

Мы живем в цифровую эпоху, поэтому вся законодательная база готова к переходу на «цифровые рельсы». Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

1_1.jpg


1058 просмотров

Костанайским мукомолам может не хватить местной пшеницы

Им рекомендуют покупать сырье за границей

Фото: Shutterstock

Костанайские мельницы перерабатывают около 2 миллионов тонн зерна в год. Такой объем в этом году в регионе они приобрести не смогут. Уже сейчас чиновники рекомендуют им активно пополнять запасы пшеницы в других областях и странах – пока цены не подскочили. 

Чтобы была мука

Мельницы в Костанайской области могут остаться без сырья для работы, так как прогнозы на низкий урожай зерновых сбываются. Об этом заявили представители регионального управления сельского хозяйства на совещании в акимате. Сегодня, по официальным данным, в области уборка завершена на 37% посевных площадей, намолочено более 600 тыс. т зерна. Средняя урожайность составила 4,8 ц/га. Тревожная ситуация сложилась в южных районах области, где сейчас собирают по 2–3 ц/га, в северных – до 8 ц/га. В прошлом году средняя урожайность в регионе была 12 ц/га.

Руководитель управления сельского хозяйства и земельных отношений Костанайской области Жансултан Таукенов подчеркнул, что в связи с засухой текущего года валовый сбор зерновых ожидается на уровне 2,7 млн т Для сравнения, в прошлом году он составил 4,7 млн т.

«В южных регионах РФ также наблюдается засуха и средняя урожайность меньше, чем в прошлом году. Так, в Челябинской области она составляет 11,4 ц/га, в прошлом году – 15 ц/га. В Курганской области – 19,6 ц/га, в 2018 году было 26,3 ц/га. В Оренбургской области в текущем году на уровне прошлого года – 9 ц/га», – отметил Жансултан Таукенов.

Мукомолам предлагают закупать зерно за пределами области. При этом рекомендуют поторопиться, пока цены не взлетели. Скачок в текущем году уже был – в сравнении с августом 2018 года стоимость пшеницы выросла на 60%: с 45 тыс. тенге за тонну до 75 тыс. тенге. Цена муки возросла на 28%. Сейчас ее продают от 105 тыс. тенге за тонну.

«Неурожай зерновых может снова привести к резкому подорожанию и дефициту кормов для животноводства, повышению цен на муку, дефициту зерна. По прогнозным данным, стоимость пшеницы будет расти», – говорит руководитель сельхозуправления.

Безымянный_65.png

Теряют рынки сбыта

Ежегодно в Костанайской области производится более 1 млн т муки и 16 тыс. т макаронных изделий. С 2016 по 2019 год выпущено более 4 млн т муки и 99 тыс. т макаронных изделий. За границу отправлено 3 млн т муки, что составляет треть от общего экспорта муки по республике, и 25 тыс. т макаронных изделий. При этом в другие регионы Казахстана вывезено муки 438 тыс. т. За этот период валютная выручка от экспорта муки составила $575 млн, или 42% от общей экспортной выручки агропромышленного комплекса Костанайской области. Главными покупателями являются Афганистан, Узбекистан, Туркменистан. Но за семь месяцев этого года объем поставок в Афганистан снизился на 43%, в Узбекистан и Туркменистан – на 52%. 

«На данный момент основной рынок сбыта муки – это Афганистан. А конкуренты на нем – Узбекистан, Кыргызстан и Таджикистан, которые развивают собственную мукомольную промышленность на нашей пшенице. Правительства этих стран применили государственные меры поддержки импорта зерна путем предоставления налоговых льгот и снижения тарифов на его транспортировку. Одновременно введены акцизы на ввоз муки и увеличена ввозная пошлина на макаронные изделия», – пояснил Жансултан Таукенов. 

Если, по его данным, в 2016 году регион отправлял на экспорт муку в 11 стран, то сегодня их осталось восемь. Это уже привело к снижению загруженности мельниц области.

Всего же костанайские мукомольные предприятия, согласно статданным, в год перерабатывают до 2 млн т зерна – это около 40% от общего объема производства товарного зерна пшеницы в регионе. В прошлом году средняя их загруженность составила 43%. Помимо них работают четыре цеха по выпуску макаронных изделий мощностью свыше 20 тыс. т в год. Их загруженность в год – 79%. Но сегодня им всем нужно сырье.

«Не должно быть паники, что нет зерна, и сокращать людей не нужно! Этого мы не допустим. Сейчас в области создан штаб, он будет курировать работу. Да, у вас сейчас не будет загрузки на 70%, как обычно, но будут 30–40%, и наша с вами задача пережить эти 10 месяцев, дождаться урожая 2020 года», – подчеркнул аким Костанайской области Архимед Мухамбетов на встрече с руководством мельниц.

Он отметил, что костанайским трейдерам и мукомольным предприятиям необходимо уже сейчас заключать договоры на закуп зерна в соседних областях республики и Российской Федерации, что они и делают. К примеру, директор ТОО «Асалия» Дулат Шаяхметов рассказал, что его предприятие уже занято поисками новых поставщиков.

«В Восточно-Казахстанской области мы никогда не работали, но нашли там новые контакты. Уже заключили контракт на 18 тыс. т зерна. Сейчас мы просим представителей железной дороги помочь нам вывести зерно без проблем», – озвучил он просьбу на совещании.

Директор КФ АО «КТЖ – Грузовые перевозки» Вячеслав Миронов заявил, что с доставкой зерна по железной дороге проблем в этом году, скорее всего, не будет. По его словам, в области наблюдается профицит зерновозов.

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Читайте нас в TELEGRAM | https://t.me/kursivkz

b2-uchet_kursiv.png

Цифра дня

1,6 млрд
тенге
задолжали казахстанские работодатели своим работникам

Цитата дня

Порой некоторые лозунги и призывы выглядят крайне привлекательными, но их авторы не несут ответственности перед страной. Реформы ради реформ - это верный путь к кризису и потери управляемости государством. Уверен, никто из нас этого не желает. Развитие должно быть последовательным, поступательным, без забегания вперед, но и без отставания.

Касым-Жомарт Токаев
президент Республики Казахстан

Спецпроекты

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Биржевой навигатор от Freedom Finance

Биржевой навигатор от Freedom Finance


KAZATOMPROM - IPO уранового гиганта
Новый Курс - все о мире инвестиций

Банк Хоум Кредит

Home Credit Bank


Новый Курс - все о мире инвестиций
Новый Курс - все о мире инвестиций