Перейти к основному содержанию

kursiv_in_telegram.JPG


1 просмотр

Как без бумаг согласовать и подписать документ за пять минут

Электронный документооборот может существенно сократить расходы

Фото: Shutterstock

Некоторым из нас приходится много времени проводить вдали от офиса, я отношусь к этому числу. При этом деятельность в моей компании не останавливается – напротив, она кипит круглосуточно: проходят встречи, переговоры с клиентами, партнерами. Еще несколько лет назад мои заместители могли днями ждать согласования документов – я не мог быть и на встречах, и в офисе одновременно. Сегодня – могу. 

Переход на электронный документооборот (ЭДО, он же EDI, Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными) позволил нашей компании значительно сократить расходы. В то же время у меня появилась возможность подписывать документы, где бы я ни находился, главное, чтобы был какой-нибудь экран под рукой – телефон, планшет или компьютер. Помимо экономического эффекта мы получили серьезный репутационный бонус, ведь доверие к нашей компании возросло из-за скорости согласования и подписания документов.

Что было до электронного документа

По мере развития предприятия растет традиционный документооборот, а вместе с ним и затратная часть: «расходники» (одна бумага чего стоит), почтовые услуги, курьерские расходы, траты на хранение документов и многое другое. С увеличением документооборота растет и численность персонала, который занимается сбором, обработкой всей этой информации. Соответственно, увеличивается фонд оплаты труда. Кроме того, люди иногда ошибаются. Например, некорректное введение данных в систему учета влечет за собой неверное исчисление налогов и неточное составление отчетности. Последствия могут быть печальными, местами фатальными для компании.

Вспомним еще раз о скорости. Сколько раз во время телефонного разговора требовались те или иные документы и на их поиск уходили томительные минуты? Много раз. Контрагенты ждут у телефона, пока выясняется, какие из выданных им поручений на текущий момент выполнены, какие просрочены и где в данный момент находится документ, выпущенный на согласование.

Попутно руководство ставит новые цели и задачи, которые требуют принятия быстрых управленческих решений. Многие компании уже давно модернизировали свои информационные системы. Они используют обмен электронными документами вместо традиционного бумажного.

ЭДО избавляет от «расходников»

Сегодня стоимость одного документа может достигать 1 000 тенге. Сюда входит цена на бумагу для печати, тонера для картриджа, амортизация техники, курьерские услуги и другие компоненты. Подсчитайте, сколько документов в день распечатывает и отправляет ваша организация. А в месяц?

Для примера, в нашей организации 15 тыс. контрагентов. Документы закрываются раз в год – цикл сделки, это 15 тыс. конвертов в одну сторону и 15 тыс. обратно при стоимости в 1000 тенге за конверт. 15 млн тенге у нас уходило в год только на обмен письмами.

А сколько нужно человек на обработку информации? Чем больше оборот, тем больше сотрудников. С помощью внедрения электронного документооборота можно сократить количество персонала в 3 раза, соответственно сэкономить на фонде оплаты труда. Если учесть, что средняя заработная плата рядового бухгалтера 150 тыс. тенге, даже если сократить штат на одного человека, экономия получается 1,8 млн тенге в год.

Оперативность согласования

Сотрудник компании формирует документ в системе, подписывает электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправляет нажатием одной кнопки. Контрагенту достаточно лишь подтвердить, и система автоматически проведет документ, исключая ошибки ручного ввода. Всего 5 минут, и документ согласован.

Хранение первичных документов

Электронный документооборот избавляет от дополнительных затрат на архивацию, ведь учетная документация хранится в течение срока исковой давности, который составляет 5 лет. Хранят ее, как правило, в отдельном помещении, в папках, прошитыми и пронумерованными.

Рассылка и обратные документы

ЭДО снимает ряд организационных моментов. Например, в случае, когда фактический адрес контрагента указан некорректно и из-за этого документация возвращается, приходится тратить время на выяснение верных данных, отправлять вновь; либо, напротив, ждать, пока нерадивый контрагент соизволит выслать подписанный акт выполненных работ или акт сверки.

Режим конфиденциальности

На финансовых рынках мошенничества встречаются все чаще. Нужно один раз задать себе вопрос, какую информацию несет в себе документ, переданный курьеру. Получается, абсолютно постороннему человеку доверяется коммерческая тайна. Преимущества применения новых технологий уже оценили многие компании.

Подпись и печать

Единственная причина, на мой взгляд, почему многие до сих пор не перешли на ЭДО, – это беспокойство о наличии живой подписи и печати при составлении учетной документации. Однако в Правилах ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, требования к наличию живой подписи и печати при составлении учетной документации в электронной форме отсутствуют. Живая подпись требуется только при получении денег в расходном ордере или ведомости.

В случае налоговой проверки по требованию должностных лиц предоставляются копии документов (за исключением ЭСФ) на бумажных носителях. То есть необходимо вывести на печать отображение электронного документа из электронного подлинника и предоставить должностному лицу.

Мы живем в цифровую эпоху, поэтому вся законодательная база готова к переходу на «цифровые рельсы». Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

1_1.jpg


637 просмотров

Молокозаводы Казахстана опасаются сырьевого дефицита

Половина поступающего на переработку молока в стране не соответствует техрегламенту Таможенного союза

Фото: Shutterstock

С 1 января 2020 года завершается отсрочка, предоставленная Казахстану для наведения порядка в отрасли. Не соответствующее стандартам молоко принимать не будут.

Перед смертью не надышишься

По сути, устанавливается норма продукта по составу и чистоте, определены правила сбора сырья. Работать по стандарту поставщики и предприятия должны были начать в 2018 году. Но получили еще два года на проведение реформ. 

Об этом напомнили эксперты Молочного союза Казахстана, побывавшие в Петропавловске. Они разработали дорожную карту, суть которой сводится к обучению домохозяйств, чем кормить и как содержать скот, и процедуре сбора и хранения молока. 

«Дорожная карта предусматривает целый комплекс мер, чтобы молоко, которое поступает на переработку, было безопасным. Это главный критерий для нашей отрасти. Сырье, которое не будет соответствовать регламенту, мы не сможем принимать на молокоперерабатывающие предприятия», – отметил в ходе брифинга для СМИ исполнительный директор Молочного союза Казахстана Владимир Кожевников. 

Пейте на здоровье!

«Потребительские исследования показали, что 34% населения страны доверяют продукту от личных подсобных хозяйств. Процент доверия в южном регионе составляет примерно 44%. Это значит, что многие потребители берут продукт необработанный. Если, например, покупать продукцию у дороги, то не понятно, в каких условиях она произведена, как хранилась, доставлена. Сейчас температурный режим очень высокий, 38 градусов. А женщины на улице торгуют», – рассказала журналистам координатор работ по дорожной карте Сауле Жанкина.

Разные частники

Стандарты Таможенного союза могут поставить неподготовленных поставщиков в затруднительное положение, отметил в комментариях корреспонденту «Курсива» директор ТОО «Молсервис» Сергей Чепурко. Уже сейчас переработчики начинают уходить от работы с ЛПХ, предпочитая сотрудничество с профессиональными производителями.

«На нашем предприятии в последние годы мы вообще с такими проблемами не сталкиваемся, потому что работаем с серьезными поставщиками. Если раньше у нас была половина сырья от ТОО, половина – от личных подсобных хозяйств, то сейчас личные подворья занимают 25%», – рассказал предприниматель.

Также хорошим шагом в сторону качества сырья стало открытие сельхозкооперативов, говорит бизнесмен. Однако тут все также зависит от профессионализма их руководителей.

«Проблемы по сбыту возникают как раз у тех, кто не подготовлен. Они думают, что закупят молоко, сдадут и сразу получат деньги. Но это не так. У нас несколько лет назад были проблемы с поставщиками. Мы просто разворачивали молоковозы и не принимали некачественный продукт. Как раз от частных подворий», – резюмировал Сергей Чепурко.

Много ли село дает молока

По информации Молочного союза Казахстана, на сегодня 77% от 1,5 млн тонн товарного молока в стране производят мелкие хозяйства. И если к молоку, которое получают на производстве, претензий практически нет, то к этому их достаточно.  Почти в 700 тыс. тонн сырья находят нарушения –  повышены микробиологические показатели и обнаружены антибиотики.  Отрицательно сказываются на качестве сырья большие расстояния между населенными пунктами, неразвитая сеть сбора молока, нехватка специалистов и банальная неграмотность сдатчиков.

По информации исполнительного директора Молочного союза Казахстана Владимира Кожевникова, большая проблема заключается еще и в том, что на молочных заводах летом возникает переизбыток молока, а зимой – острый дефицит.  Как следствие, заводы находятся в зависимости от сухого молока, а оно на 90% импортное.  

В общую бочку

Выйти на уровень соответствия техническому регламенту ТС, считает МСК, поможет объединение небольших хозяйств в кооперативы, которые будут централизованы. В Карагандинской области уже есть пример такой работы. ТОО «Натиже» создало в регионе сеть из 30 молокоприемных пунктов. В пунктах приема молоко сразу фильтруется, охлаждается и проверяется на чистоту, качество и только после в специализированных емкостях отправляется на завод, как этого требует регламент ТС. 

«Если молоко не будет соответствовать качеству, то, конечно, с введением техрегламента мы понесем урон. Поэтому и доводим до сведения сдатчиков, какие требования предъявляются к качеству молока, создаем вот такие молокоприемные пункты. Надеемся на положительный результат этой работы», – рассказал директор ТОО «Натиже» Даулетбек Акпар.

По его словам, пока в кооперативах 3–4 случая в месяц, когда молоко не проходит проверку. 

Жительница села Жаман жол Светлана Мокишина сдает молоко больше 20 лет. Женщина отмечает, что с появлением кооператива правила приема уже сточились, но местные быстро к ним привыкли, поскольку сами заинтересованы в качестве своего сырья.  

«Случаи, когда молоко не проходит проверку, – редкость, потому что все правила, в принципе, простые, главное – чистота во всем и здоровое животное», – рассказывает Светлана Мокишина.  

Тем не менее, по данным МСК, в кооперативы мелкие хозяйства объединяются неохотно. Директор заготовительной компании ТОО «Ауыл Сутты» Канат Абдыгалиев считает, что причиной  этого является недостаточная информированность населения о преимуществах такого объединения.  

«Нужно объяснять людям, что собой представляет кооператив, что есть субсидии – 10 тенге с литра молока возвращаются в кооператив.  Это тоже мотивирует. А у нас вышла информация, что существует программа, а до сдатчика она не доходит», – поделился мнением Канат Абдыгалиев.

Цифровизация в помощь

Производители начали применять приложение Collect mobile.

«Это приложение помогает делать картирование параметров сдатчиков молока, тех факторов, которые влияют на продуктивность скота. Это помогает переработчикам лучше прогнозировать свою работу. Например, если они понимают, что в районе есть проблема деградации генетического потенциала, то вмешиваются – закупают семя скота, осеменяют коров, чтобы у этих людей было больше молока, было больше дохода», – прокомментировала экономист по агробизнесу Продовольственной и сельскохозяйственной организации ООН (FAO) Инна Пунда

Главная задача этого ноу-хау, по словам Инны Пунда, сократить цепочку производства молока до «сдатчик – производитель». 

«Нужно понимать, что сегодня куш в цепочке молока снимает перекупщик. К сожалению, есть перекупщики, которые зарабатывают в день несколько тысяч долларов за 4 часа работы. Их заинтересованность – оставить в неведении сдатчика, а завод держать в сырьевой зависимости и манипулировать ценой», – говорит эксперт FAO.

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Читайте нас в TELEGRAM | https://t.me/kursivkz

Вопрос дня

Архив опросов

Как вы провели или планируете провести отпуск этим летом?

Варианты

svadba.jpg

Цифра дня

старше 20 лет
половина продаваемых авто в Казахстане

Цитата дня

Земля должна принадлежать тем, кто на ней работает. Земля иностранцам продаваться не будет. Это моя принципиальная позиция

Касым-Жомарт Токаев
президент Республики Казахстан

Спецпроекты

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Рейтинг прозрачности крупнейших компаний Казахстана

Биржевой навигатор от Freedom Finance

Биржевой навигатор от Freedom Finance


KAZATOMPROM - IPO уранового гиганта
Новый Курс - все о мире инвестиций

Банк Хоум Кредит

Home Credit Bank


Новый Курс - все о мире инвестиций
Новый Курс - все о мире инвестиций