Перейти к основному содержанию
1620 просмотров

Как без бумаг согласовать и подписать документ за пять минут

Электронный документооборот может существенно сократить расходы

Фото: Shutterstock

Некоторым из нас приходится много времени проводить вдали от офиса, я отношусь к этому числу. При этом деятельность в моей компании не останавливается – напротив, она кипит круглосуточно: проходят встречи, переговоры с клиентами, партнерами. Еще несколько лет назад мои заместители могли днями ждать согласования документов – я не мог быть и на встречах, и в офисе одновременно. Сегодня – могу. 

Переход на электронный документооборот (ЭДО, он же EDI, Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными) позволил нашей компании значительно сократить расходы. В то же время у меня появилась возможность подписывать документы, где бы я ни находился, главное, чтобы был какой-нибудь экран под рукой – телефон, планшет или компьютер. Помимо экономического эффекта мы получили серьезный репутационный бонус, ведь доверие к нашей компании возросло из-за скорости согласования и подписания документов.

Что было до электронного документа

По мере развития предприятия растет традиционный документооборот, а вместе с ним и затратная часть: «расходники» (одна бумага чего стоит), почтовые услуги, курьерские расходы, траты на хранение документов и многое другое. С увеличением документооборота растет и численность персонала, который занимается сбором, обработкой всей этой информации. Соответственно, увеличивается фонд оплаты труда. Кроме того, люди иногда ошибаются. Например, некорректное введение данных в систему учета влечет за собой неверное исчисление налогов и неточное составление отчетности. Последствия могут быть печальными, местами фатальными для компании.

Вспомним еще раз о скорости. Сколько раз во время телефонного разговора требовались те или иные документы и на их поиск уходили томительные минуты? Много раз. Контрагенты ждут у телефона, пока выясняется, какие из выданных им поручений на текущий момент выполнены, какие просрочены и где в данный момент находится документ, выпущенный на согласование.

Попутно руководство ставит новые цели и задачи, которые требуют принятия быстрых управленческих решений. Многие компании уже давно модернизировали свои информационные системы. Они используют обмен электронными документами вместо традиционного бумажного.

ЭДО избавляет от «расходников»

Сегодня стоимость одного документа может достигать 1 000 тенге. Сюда входит цена на бумагу для печати, тонера для картриджа, амортизация техники, курьерские услуги и другие компоненты. Подсчитайте, сколько документов в день распечатывает и отправляет ваша организация. А в месяц?

Для примера, в нашей организации 15 тыс. контрагентов. Документы закрываются раз в год – цикл сделки, это 15 тыс. конвертов в одну сторону и 15 тыс. обратно при стоимости в 1000 тенге за конверт. 15 млн тенге у нас уходило в год только на обмен письмами.

А сколько нужно человек на обработку информации? Чем больше оборот, тем больше сотрудников. С помощью внедрения электронного документооборота можно сократить количество персонала в 3 раза, соответственно сэкономить на фонде оплаты труда. Если учесть, что средняя заработная плата рядового бухгалтера 150 тыс. тенге, даже если сократить штат на одного человека, экономия получается 1,8 млн тенге в год.

Оперативность согласования

Сотрудник компании формирует документ в системе, подписывает электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправляет нажатием одной кнопки. Контрагенту достаточно лишь подтвердить, и система автоматически проведет документ, исключая ошибки ручного ввода. Всего 5 минут, и документ согласован.

Хранение первичных документов

Электронный документооборот избавляет от дополнительных затрат на архивацию, ведь учетная документация хранится в течение срока исковой давности, который составляет 5 лет. Хранят ее, как правило, в отдельном помещении, в папках, прошитыми и пронумерованными.

Рассылка и обратные документы

ЭДО снимает ряд организационных моментов. Например, в случае, когда фактический адрес контрагента указан некорректно и из-за этого документация возвращается, приходится тратить время на выяснение верных данных, отправлять вновь; либо, напротив, ждать, пока нерадивый контрагент соизволит выслать подписанный акт выполненных работ или акт сверки.

Режим конфиденциальности

На финансовых рынках мошенничества встречаются все чаще. Нужно один раз задать себе вопрос, какую информацию несет в себе документ, переданный курьеру. Получается, абсолютно постороннему человеку доверяется коммерческая тайна. Преимущества применения новых технологий уже оценили многие компании.

Подпись и печать

Единственная причина, на мой взгляд, почему многие до сих пор не перешли на ЭДО, – это беспокойство о наличии живой подписи и печати при составлении учетной документации. Однако в Правилах ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, требования к наличию живой подписи и печати при составлении учетной документации в электронной форме отсутствуют. Живая подпись требуется только при получении денег в расходном ордере или ведомости.

В случае налоговой проверки по требованию должностных лиц предоставляются копии документов (за исключением ЭСФ) на бумажных носителях. То есть необходимо вывести на печать отображение электронного документа из электронного подлинника и предоставить должностному лицу.

Мы живем в цифровую эпоху, поэтому вся законодательная база готова к переходу на «цифровые рельсы». Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

1_1.jpg

banner_wsj.gif

1789 просмотров

Экосистемы для МСБ

Кто из банков креативнее

Фото: Shutterstock/Garfieldbigberm

По мнению финансовых экспертов, разработка экосистем и супераппов – приложений, которые объединяют сервисы от заказа еды до инвестиций в облигации, станет доминирующей тенденцией в развитии банковского сектора на ближайшие годы. Для универсальных банков эффективность таких проектов будет зависеть в том числе от ориентации их экосистем не только на физлиц, но и на бизнес-клиентов. «Курсив» разбирался, какие дополнительные цифровые услуги для МСБ предлагают сегодня казахстанские банки.

В Казахстане не так много компаний, которые показывают стабильный рост, поэтому отечественным банкирам все сложнее конкурировать за бизнес-клиентов. Большинство банков предлагают на рынке схожие продукты, одинаковые тарифы, и все БВУ работают по одним и тем же государственным программам. Но часть кредитных организаций в борьбе за клиента переходят в цифровое пространство, разрабатывая собственные экосистемы – финансовые и нефинансовые услуги для МСБ.

«Сильная конкуренция приводит к тому, что просто создать отличный цифровой сервис недостаточно. Сегодня к нему надо иметь собственную дистрибуцию, которая обычно очень дорого обходится, и другую дополнительную инфраструктуру. Поэтому в сложившихся условиях может возникнуть хорошая коллаборация финтех-компаний и банков», – говорит Дамир Какиев, управляющий директор по малому (массовому) бизнесу ДБ «Альфа-Банк».

Еще не поздно

Отечественные банки строят экосистемы нескольких направлений: Open Banking и Marketplace, а также предлагают бизнесу спектр нефинансовых услуг. Дальше всех в сфере «банк-магазин» продвинулся Kaspi, впервые презентовавший свою торговую площадку еще в 2014-м. Большая часть казахстанских БВУ начала активно развивать дополнительные электронные сервисы лишь в 2019-м.

«Банковские экосистемы находятся на разных стадиях развития, – констатирует финансовый аналитик Сергей Полыгалов. – Одни банки активно разрабатывают и внедряют разные продукты для клиентов, другие ограничиваются использованием широко распространенных вариантов».

«Открытый банк» строится на технологиях Open API, то есть на общедоступном наборе программных инструментов, которые обеспечивают взаимодействие между приложениями банка. Благодаря открытым интерфейсам разработчики сторонних компаний могут получить доступ к функционалу и контенту БВУ и использовать его, например, для частичной интеграции или создания собственных приложений. По словам директора центра по развитию финансовых технологий и инноваций Ассоциации финансистов Казахстана Константина Пака, в этом направлении успешно двигаются несколько банков: «Forte и Kaspi работают в направлении Marketplace. Есть признаки того, что и Halyk начал развивать эту систему. Но, например, Альфа-Банк выбрал другую стратегию развития».

Эксперт считает, что диджитализация банковских сервисов может привести к росту выручки за счет расширения каналов продаж и новых вариантов монетизации.

«Для создания экосистем нужны большая клиентская база и серьезное финансирование. Из-за текущей ситуации в экономике, возможно, некоторые финансовые организации снизят инвестиции в такие проекты. Но все будет зависеть от спроса на эти продукты», – говорит Пак.

Будущее именно за дополнительными функциями БВУ, убежден Полыгалов.

«Те банки, которые будут активно развивать и применять информационные технологии, будут иметь больший спрос на свои услуги, – считает он. – Отчасти это видно уже сегодня, в условиях карантина. Те банки, которые смогли предоставить клиентам возможность дистанционного обслуживания, на мой взгляд, менее пострадали от ограничений».

Чем богаты

Обзор существующих экосистем банков, предназначенных для бизнес-клиентов, логично начать с крупнейшего игрока. В 2018 году, после интеграции Халыка с Казкомом, количество клиентов объединенной организации составило 300 тыс., и половина из них уже тогда были постоянными пользователями системы интернет-банкинга для юридических лиц – Onlinebank.

«Развитие экосистемы мы начали с внедрения полезных сервисов для массового сегмента МСБ, таких как выставление счетов на оплату в Onlinebank, отправка платежей и переводов внутри банка в режиме 24/7, в том числе на карты физических лиц, зачисление заработной платы», – рассказывает директор департамента транзакционного бизнеса Halyk Bank Гульсум Душатова.

Halyk первым в Казахстане внедрил сервис проверки компаний при отправке платежа. Банк бесплатно дает возможность получить отчет о благонадежности партнера.

«Мы предоставляем информацию клиентам из 30 открытых источников. В апреле мы внедрили такой сервис по компаниям из России, это позволило нашим клиентам проверить и обезопасить свои сделки», – говорит Душатова.

У большинства предпринимателей нет своей службы безопасности для проверки сотрудников на благонадежность, поэтому Халык внедрил сервис «HR-помощник», где также бесплатно можно узнать информацию о кандидате из 30 открытых источников. Еще один бесплатный сервис от структуры – это «Обухгалатер». Более 50% компаний сектора МСБ используют упрощенную декларацию (форма ФНО 910). Банк интегрирует сдачу документов с личным кабинетом налогоплательщика.

«Клиенту всего лишь нужно заполнить данные по оборотам, при этом система сама посчитает суммы налоговых и социальных отчислений и отправит декларацию», – сообщила Душатова.

Местные игроки

Банк ЦентКредит выстраивает экосистему для МСБ и ИП вокруг собственного интернет-банкинга и мобильного приложения для бизнес-клиентов StarBusiness.

«Мы единственные из первой десятки банков, кто предлагает бесплатное подключение к интернет- и мобильному банкингу для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. У некоторых банков при бесплатном подключении требуется приобретение ключа либо платная регистрация», – рассказали в пресс-службе БЦК.

Клиентам банка доступны внутрибанковские переводы в режиме 24/7, внешние переводы и платежи, онлайн-сопровож­дение валютных контрактов, онлайн-открытие депозитов, выпуск тендерных гарантий. Одна из фишек БЦК – платформа по конвертации валют по биржевому курсу, которая рассчитана на все юридические лица и ИП.

StarBusiness позволяет получить полный контроль над движением средств организации и ее филиалов, оформлять выпуск карт, оплачивать любые счета и многое другое. Также БЦК запустил открытую финансовую платформу, которая позволяет потенциальным партнерам без длительных подготовительных процедур интегрироваться с банком и создавать инновационные сервисы для общих клиентов. Данная опция будет интересна компаниям – обладателям собственных приложений, уточнили в БЦК.

Евразийский банк для повышения спроса на онлайн-услуги снизил тарифы на цифровое обслуживание, сообщила пресс-служба банка.

«Банк ведет работу по вводу в действие экосистемы: возможность работы в одном окне для бухгалтеров, использующих «1С-Бухгалтерию», получение ЭЦП через банковские программы, использование сервисов egov», – рассказали в пресс-службе Евразийского.

Российские «дочки»

В Альфа-Банке говорят, что намерены занять доминирующее положение в секторе малого и среднего бизнеса, предоставив предпринимателям возможность моментально получать банковские услуги по принципу одного окна. Приоритет банка – перевести все услуги из отделений в цифровые каналы.

«Клиенты малого бизнеса в Альфе уже совершают 99% платежей в интернет-банке и мобильном приложении. На следующем этапе мы начнем предоставлять клиентам небанковские сервисы. Главное для нас – решить конкретные проблемы клиента с помощью удобного дистанционного обслуживания», – рассказал Дамир Какиев.

Продукты банка для МСБ платные, но предприниматель может серьезно сэкономить, если оплатит услуги банка за год.

«За время карантина и ЧП мы сумели привлечь новых клиентов при помощи онлайн-открытия счетов за 10 минут. Альфа-Банк первым в стране начал открывать счета без выезда курьера для индивидуальных предпринимателей и ТОО», – сообщил Какиев.

Дочерний ВТБ находится в самом начале пути по созданию собственной экосистемы. Стоимость продуктов здесь еще не рассчитывали, но в банке говорят, что клиентам будет доступен выбор: осуществить покупку в рамках пакетного предложения по принципу «все включено» либо приобретать отдельные опции.

«Мы разрабатываем сервис онлайн-бухгалтерии, который позволяет в автоматическом режиме формировать упрощенную бухгалтерскую и налоговую отчетность и фактически заменяет некрупному бизнесу услуги бухгалтера. Также пакетное предложение будет включать опцию «Автоматический склад» для автоматизированного учета прихода и расхода товаров на складе», – сообщил член правления Банка ВТБ (Казахстан) Игорь Ли, курирующий в банке работу с МСБ.

Экосистема российского материнского Сбербанка громадна – она включает и поиск офис­ных помещений, и решения для бизнеса в области распознавания лиц, и образовательные платформы. Его казахстанская «дочка» начала продвигать экосистему только в прошлом году с продажи продуктов для бухгалтеров от компании Sber Solutions. С начала этого года банк предложил МСБ такие опции, как личный юрист и HR-сервисы.

«Последний рассчитывает заработную плату сотрудников, может заниматься подбором персонала и кадровым администрированием», – рассказала пресс-служба Сбербанка. Во II квартале банк намерен реализовать несколько опций (организация удаленного рабочего места, экспресс-аудит бухгалтерии) и услуги сопровождения (процедура банкротства, слияния и поглощения). «Кроме того, для кафе и ресторанов мы планируем предложить программу лояльности SberFood с сервисами бронирования столиков, предзаказа и доставки еды», – сообщили в Сбербанке.

banner_wsj.gif

#Коронавирус в Казахстане

Читайте нас в TELEGRAM | https://t.me/kursivkz

Читайте свежий номер

kursiv_kaz.png