Перейти к основному содержанию

1 просмотр

Что делать, если пропала вся бухгалтерия?

И как защитить свой бизнес

Иллюстрация: Shutterstock

«Нас ограбили!» – кричала бухгалтер в слезах в трубку телефона. Сонный директор компании в три часа ночи не мог понять, чего от него хочет его сотрудник. Разумеется, он не мог сразу оценить масштаб проблем. Казалось бы, ноутбук украли… Понимание серьезности произошедшего пришло к утру: оказалось, что украдена не просто техника, а учетная база всего предприятия.

Попавшему в такую ситуацию руководителю не позавидуешь. Потерять базу данных можно при различных обстоятельствах: компьютеры, как и любая другая техника, ломаются, атакуются вирусами-шифровальщиками, могут сгореть или утонуть во время чрезвычайных происшествий или, как в нашей истории, быть украдены.

Как итог, вся деятельность компании может быть парализована из-за пропажи одного компьютера. Бухгалтер не сможет выписать учетную документацию, не сможет отразить хозяйственную операцию в системе, у него не получится посмотреть движение по расчетному счету, произвести платеж. Да, бухгалтер какое-то время не сможет вести учет, но не в этом главные риски и потери.
 
Серьезные затраты ждут предприятие при восстановлении бухучета. Приведение всех бухгалтерских документов в соответствие с требованиями законодательства – это сложное и дорогое мероприятие. Потому что при полном восстановлении баз данных проводится комплексный анализ и обработка всех первичных документов за «отсутствующий» период.

Как восстановить учет 

Можно доверить эту кропотливую работу собственному бухгалтеру и сэкономить средства. Но будет ли бухгалтер при такой загруженности исполнять свои прямые обязанности корректно? Вряд ли. Можно заказать услуги специализированной компании. Реанимация утерянных документов может обойтись в 50–100 тыс. тенге за каждый месяц восстанавливаемого периода. А срок исковой давности, то есть период, за который у компании могут запросить данные проверяющие органы, составляет 5 лет. Вот и считайте, во сколько вам обойдется потерянная база. По самым пессимистичным прогнозам, в 6 млн тенге за 5-летий срок.

Не восстанавливать учет нельзя, поскольку нарушение законодательства может обойтись предприятию намного дороже с точки зрения финансовых, временных и трудовых затрат, чем приведение бухгалтерского учета в порядок.

Бытовая защита

Бухгалтеры – ответственные работники, ведь они отвечают за сохранность учетной базы. Потери данных по вине бухгалтеров происходят редко. Наоборот, бухгалтеры зачастую сами проявляют инициативу по защите информации, правда, делают это на бытовом уровне. В список таких мероприятий входят: ежедневное копирование данных на внутренний сервер компании, беспокойство о бэкапах (дублирование существующей информации), установка программ-антивирусов, обновление ПО или, как это у нас часто бывает, банальное копирование базы на обычную флешку. 

Все эти меры безопасности ведут к дополнительным затратам: приобретение лицензированных программ, вызов IT-специалистов для обновления ПО и для доработок, покупка запасных дисков либо увеличение памяти компьютера, время, потерянное на выгрузку и загрузку базы.

Виртуализация процесса

На самом деле странно, почему до сих пор во многих казахстанских компаниях бухгалтерия, да и весь управленческий учет, ведется в допотопных программах. Не пора ли перейти в облако? Почему для многих предпринимателей облачные технологии до сих пор остаются загадкой? И это в ситуации, когда почти каждый предприниматель обладает смартфоном, пользуется электронной почтой, то есть чуть ли не ежедневно «витает в облаках».

Эксперты Synergy Research Group оценили мировой рынок облачных сервисов и инфраструктуры в 2018 году в $250 млрд. Причем рост этой цифры по сравнению с 2017 годом составил 32%. Для глобального процесса это очень серьезные темпы роста, которые говорят о чрезвычайной востребованности облачных сервисов со стороны глобального бизнеса.

Облачные технологии доказали свою эффективность. В медицине это систематизация документации; в образовании – электронные дневники, как, например, Kundelik; в логистике – единая цепочка отслеживания маршрута; в государственных закупках – организация тендеров; в банковской сфере – интернет-банкинг.

Безымянный_27.png

Облачные преимущества

Во-первых, все операции по вычислению происходят не на вашем компьютере, а на мощных серверах в сети. То есть предприниматель может использовать те инструменты, которые ему недоступны из-за недостаточных технических характеристик его компьютера.

Во-вторых, не нужно заботиться о производительности своего компьютера, можно не думать о свободном месте на диске, не беспокоиться о переносе информации с одного компьютера на другой.
 
В-третьих, облачные технологии серьезно экономят средства, которые могли бы пойти на покупку лицензированного программного обеспечения. Ведь оплачивается не полная лицензия на ПО, а конкретные функции продукта.

В-четвертых, нет необходимости следить за выходом обновлений, все программное обеспечение обновляется автоматически.

И наконец, в-пятых, открывается возможность одновременного доступа к информации с разных устройств, вы можете работать из любой точки мира. Кроссплатформенность давно уже стала нормой и стандартом для облачных решений.
 
Что касается недостатков использования облака, то есть, пожалуй, один. Доступ к таким сервисам требует постоянного соединения с интернетом. Для того чтобы работать на высоких и стабильных скоростях, нужно стабильное соединение со Всемирной паутиной.

Отметим, что стабильное соединение с интернетом сегодня уже не является проблемой даже для регионов Казахстана, потому что республика находится на высоких позициях мировых рейтингов по доступу населения к интернету.

1612 просмотров

Какие навыки нужны современному руководителю цифровой организации

Мнение управляющего директора ДБ «Альфа-Банк» Максата Нуриденулы

Фото: Shutterstock

Цифровая трансформация – это не только новые технологии: Big Data, голосовые помощники, интернет вещей, искусственный интеллект и прочее. Цифровая трансформация – это новые роли в компании, новые требования к сотрудникам, новая корпоративная культура и новые бизнес-процессы.

Чтобы быть успешным в этом новом бизнесе, нужно обладать новыми компетенциями  и навыками.

Решения на основе данных

Через три-пять лет любой руководитель должен будет уметь на основе данных принимать управленческие решения и выстраивать бизнес-процессы. Генеральный директор DIS Group KZ Канат Абиров говорит:

«Все решения будут приниматься не на основе внутреннего ощущения и опыта руководителя, а на основе анализа данных. Все большее значение будут иметь технологии Big Data, машинное обучение, искусственный интеллект. Они будут помогать искать инсайты (полезные для бизнеса закономерности), предсказывать события (предиктивная аналитика), быстро проверять различные гипотезы. Те менеджеры, которые смогут подстроиться под такую схему управления, будут наиболее успешными».

Речь не идет о том, что всем придется учиться программировать или управлять всеми корпоративными IТ-решениями для работы с данными. В будущем по-прежнему сохранится должность директора по данным (CDO), который будет определять методологию работы с данными и управлять корпоративными данными в целом. Сохранятся и должности инженеров по данным, аналитиков и data scientists, которые продолжат помогать остальным сотрудникам эффективно работать с информацией.

Все менеджеры в своей работе продолжат ежедневно сталкиваться с задачами, для выполнения которых им будут нужны данные. Важно уметь определять, какие именно данные понадобятся в работе. Как, где и с помощью каких инструментов их лучше собрать, насколько регулярно это необходимо делать, и кто именно будет выполнять эту работу. Собранные и правильно структурированные данные помогут маркетологу предложить новые сервисы и сделать персонализированное предложение, предугадав потребности клиента, а директору по развитию подскажут новую бизнес-модель.

Эти выводы подтверждает отчет 2019 года исследовательского агентства IDC, согласно которому ориентированность на использование данных станет одним из важнейших навыков корпоративной «культуры будущего». К 2024 году этими навыками овладеют руководители в 50% компаний из списка 2 тыс. самых крупных в мире.

Презентация и объяснение

Для руководителя важно не только принять правильное решение, но и уметь его презентовать и совету директоров, и подчиненным, и другим заинтересованным лицам. Сейчас для этого используются отчеты, которые распечатываются или загружаются в Power Point в текстовом виде или в виде графиков, таблиц, схем.

В будущем для презентации данных будут широко использоваться дашборды – визуальное представление наиболее важной информации в рамках одного экрана. Хорошо продуманный дашборд позволит сэкономить время на презентацию данных, сделать ее более точной и актуальной, обновлять ее в реальном времени. Во многих компаниях переход к такому представлению информации уже начался.

Создавать дашборды нужно учиться – чтобы отсортировывать ключевую информацию, которая будет представлена, логику ее расположения, правильно выбирать источники данных.

Профессиональная любознательность

Аналитики издания Harvard Business Review выделили факторы, которые позволяют компаниями успешнее нанимать специалистов для осуществления цифровой трансформации в своих организациях. Для этого они опросили более тысячи руководителей по всему миру.

Прежде всего, успешные с точки зрения цифровой трансформации компании в большей степени обращают внимание на потенциал сотрудников, чем на их достижения. Связано это с тем, что технологии сейчас развиваются очень быстро, экспертиза быстро устаревает. На первое место выходят быстрая обучаемость, способность приспосабливаться и профессиональная любознательность.

Естественно, такой подход требует постоянного обучения сотрудников новым инструментам и методикам. Так, сейчас в СНГ большинство крупных компаний уже открыло собственые центры обучения. Свои школы данных в России есть у «Ростелекома», «Сибура», ПАО «Вымпелком» и других, в Казахстане – у «Альфа-Банк Казахстан». В таких школах учатся не только технические специалисты, но и сотрудники других бизнес-подразделений: маркетинга, HR и прочих.

Также важный фактор для цифровой трансформации, согласно Harvard Business Review, – хорошо развитые коммуникативные навыки сотрудников. Самым востребованным из них оказалась способность работать в команде. Кроме того, те, кто преуспели в цифровой трансформации, больше обращают внимание на вклад, который сотрудник может сделать для команды, и стимулируют работников к росту.

Читайте нас в TELEGRAM | https://t.me/kursivkz

drweb_ESS_kursiv.gif